【摘要】

　　由於電腦與網路的發達，數位資訊急速成長，圖書館不斷的充實館藏以提供各項服務，參考館員更致力於舉辦資訊檢索課程以協助讀者使用最適當的資訊資源。在書目利用指導過後，圖書館還能對讀者提供什麼樣的協助呢?本文目的在於鼓勵參考館員學習更多的書目管理軟體方能扮演好諮詢、推廣及教育者的角色，教導讀者如何整理組織及利用所蒐集的文獻資料；並將此項技能納入圖書館利用教育中，以接續書目指導課程，提供更完善的資訊服務。

【Abstract】

　　Nowadays, as the computer and the internet develop continuously, digital information is growing rapidly. As a result, libraries have to not only increase more collections but also offer library instruction courses for users' needs. Usually the library instruction ends at bibliographic instruction. What further service can library offer to patrons ? This article gives the answer : teaching patrons to use the software of bibliographic management. This article is to encourage reference librarians to learn more about software bibliographic management so as to provide better information services to users, helping them organize and use the information that they have collected.

關鍵詞：圖書館資訊服務；圖書館利用教育；書目管理軟體；書目資料庫管理系統

Keywords： library information services；library instruction； bibliographic database management；personal file management；personal filing system.

壹、前言

　　隨著網路普及與資訊急速成長，數位化資料庫的種類日愈增多，每年出版的研究報告和期刊論文猶如恆河沙數，讀者好不容易檢索完資料庫，快速瀏覽過書目及摘要，勾選出有用的篇數，就忙著去圖書館影印文章，萬一單位內的圖書館沒有這份期刊，又必須申請館際複印。在不斷重覆這樣辛苦的過程後，累積在手邊的資料愈來愈多，如何有效的整理與運用，是一個相當惱人的問題。

　　為協助讀者與資訊同步成長，圖書館除不斷擴充館藏以提供各項服務，更致力於開辦各種讀者利用教育課程，指導讀者使用最適當的資訊資源。一般來說，圖書館利用教育依實施內容，分為三個層次:認識圖書館環境(library orientation)、圖書館利用指導(library instruction)及書目利用指導(bibliographic instruction)。國內大學圖書館經常對新生實施第一、二層次的利用指導，並在學期中定期或不定期舉辦以「資料庫檢索講習」為主的書目利用指導。

　　書目利用指導過後，圖書館還能提供讀者什麼樣的協助呢?大多數的讀者至今可能還在以傳統的卡片來做索引目錄、用剪貼做筆記、或用Word、Excel等電腦軟體來處理書目資訊，而當需要寫文章趕報告時卻又如大海撈針，找不到所要的資料。圖書館如果能在這需求的關鍵時刻(point of need)提供更多的協助，指導讀者使用一些整合性工具，整理組織各類資訊，並運用在自已的學術研究中，則不僅節省讀者的寶貴時間，更將圖書館的資訊服務提升至更高的層次。

貳、何謂書目管理軟體

　　早在1980年代，專為個人資料處理而發展的特殊資料軟體已經在商業市場上崛起。在此之前，有少數健康醫學專家，同是也是電腦狂熱者，自行發展了一些在大而昂貴的伺服器上執行的程式來處理他們自己的檔案。(註1)近年來，書目管理軟體的發展已日趨成熟，市面上已有相當多的商業產品。

　　「書目管理軟體」（Bibliographic Database Management，簡稱BDM）或稱「個人書目資料庫管理系統」，它是一種利用PC幫助個人管理書目資料的工具。

　　書目管理軟體可協助讀者處理個人所蒐集的各種書目資訊，主要功能在於建立並維護個人書目資料庫，使用者在輸入書目資料後，可按紀錄中有內容的欄位進行檢索，例如用關鍵詞、作者、標題等以布林邏輯查詢紀錄。它並有資料庫的一般管理功能，如排序、增刪紀錄等。這種個人研究領域的文獻資料庫，無論在撰寫研究報告時要引用、查閱文獻紀錄的書目資料，或上課開列書單給學生時都很方便，並可節省許多寶貴的時間。(註2)

參、書目管理軟體的評估

　　1985年以前，圖書館學相關的文獻多集中在評估檢索的正確性及使用者的教育訓練，較少人注意到檢索完畢之後，如何管理這些書目訊息。1985年Hubbard在其文章"Reprint File Management Software"中首次對10種書目管理軟體做了評述，1986-1987年間Hedden及Wachtel也針對書目軟體評估提出了不同的看法。(註3)
1991年Valerie及Dan從主題學科來探討此類軟體的適用性，結果發現ProCite及EndNote適用於各學科領域，而Reference Manager的期刊權威清單、匯入資料庫種類及輸出格式等特色，則是專為醫學及生物科學研究人員而設計的。(註4)

　　1993年Neal詳述書目管理軟體的基本功能及硬體環境需求，並比較了12種軟體的優缺點及限制功能，希望提供圖書館員選購時的參考。(註5)同年Hebrew University選擇了DMS4Cite、Notebook II、Papyrus、Reference Manager及RefSys Super五種軟體做評估，結果發現Papyrus和Reference Manager在匯入生物醫學資料庫時表現最佳。(註6)

　　1994年University of Florida的生物學教授為了提供學生採購的參考，同時刺激廠商改進產品的功能，選擇了EndNote、Papyrus、ProCite、Ref-11及Reference Manager等五種軟體，利用七個不同光碟資料庫(Agricola，Biological Abstract，Biological Abstract\RRM，CAB Abstract，Life Sciences Collection，MEDLINE，ISI Current Content)的檢索結果為例，針對書目資料匯入的功能加以評估。結果發現Reference Manager功能最強，Papyrus次之，EndNote、ProCite再次，Ref-11表現最差。(註7)

　　1995年Cibbarelli在九個網路討論群中發出問卷調查，並透過軟體廠商向者發出問卷，調查使用者對軟體的說明文件、服務支援、產品可信度、相容性、使用親和性及整體滿意度的意見，研究結果以表格列出各項功能的比較，並對一些軟體做了特性的描述。(註8)

　　1996年Nicoll比較EndNote、Library Master、Papyrus、ProCite及Reference Manager五種書目資料庫管理系統，結論指出Reference manager對於研究生、學術研究人員、經常寫作者而言是最適用的軟體。(註9)

　　1998年Evans針對三種軟體EndNote、Procite、Reference Manager的各項功能加以評估，結果認為Reference Manager與ProCite功能較佳，EndNote次之。(註10)

　　1998年3月Shapland對Papyrus、ProCite、Reference Manager、EndNote、Citation、GetARef、Biblioscape、Library Master、Bibliographica Scribe、Refs等軟體做了非常詳細的評鑑，並於1999年7月及2001年4月針對更新功能做持續追蹤評估，目前在其網站上有最新的評鑑結果提供做參考。(註11)

　　2001年Dartmouth University的生物醫學圖書館提供EndNote、ProCite、Reference Manager及FileMaker-Pro五種軟體供讀者使用，圖書館員並不評估軟體的好壞，只描述每種產品的特色，重點強調讀者使用時給予充分的支援與協助。(註12)

　　綜合以上評鑑資料顯示，Reference Manager的評價最高且較適合科學及醫學領域人員使用，ProCite、EndNote、Papyrus次之且較適合一般學科使用。筆者剛接觸EndNote時覺得簡單易學，且有些功能比Reference Manager強，然最近幾年ProCite、EndNote陸續被Reference Manager所屬的ISI公司所併購，雖然這兩種軟體持續推出更新版本，但筆者發現Reference Manager新版本中，陸續的納入了原ProCite、EndNote的一些特殊功能，因此這三種最流行的軟體，未來的發展趨勢可能漸趨一致。以下是這三種軟體的功能比較：(註13)

EndNote、Reference Manager、ProCite功能特性之比較

　　不同的軟體有不同的功能，相同的軟體在不同的版本上的功能亦有差異，圖書館員在選擇或為讀者做建議時，必須了解讀者的需求，配合價格及使用上的考量，隨時注意版本更新情形，必要時可向廠商索取或自網站下載試用版，以掌握最新訊息。Stigleman建議圖書館未來在做這類軟體的評估時應可參考下列的步驟：(註14)

1. 宣布圖書館將進行此項評估
2. 邀請使用者(學生、教師或資訊中心人員)加入評估工作
3. 安排廠商展示介紹
4. 拜訪一些有經驗的使用者
5. 訂定明確的評鑑準則
6. 根據評鑑準則描述每一項功能
7. 蒐集使用者的評估意見
8. 持續注意新版本及新產品的功能，與最後選擇的軟體做比較，並隨時留意使用者的回饋反應。

　　圖書館在評鑑軟體時除了系統輸入資料的格式、輸出書目資料、引用資料清單的格式種類、資料庫檢索轉入資料的基本功能外，還應針對一些特殊的功能加以比較。以下的評鑑準則也可做為參考：(註15)

1. 使用者介面是否容易使用?(user interface)
2. 是否支援多語言支援能力?(multi-lingual support)
3. 說明文件及線上輔助功能是否完備?(documentation)
4. 是否具備在文稿中插入附註的功能?(entering citations in the article)
5. 能否產生書目清單?(generating bibliography)
6. 資料庫建立與維護的功能?(database entry and maintenance)
7. 檢索資料庫的功能?(searching database)
8. 自動產生期刊所需的參考書目格式?(bibliography output)
9. 匯入及轉出資料的功能?(import and export)
10. 是否有網路Z39.50支援?(internet support)

肆、書目管理軟體的功能

　　以電腦為基礎的個人檔案管理系統，受到學術界相當的歡迎，市面上已有將近五十種軟體，目前較流行而著名的軟體有：EndNote、Reference Manager、ProCite及Papyrus，其它尚有：Library Master、Refs-11、Bookend、Journal log、Data facts、PC-Files、WinRefer、Notebook II、Sci-Mate、Bibliography、Autobiblio、RefSys、Citation、GetARef、Biblioscape、Bibliographica Scribe、GetARef和Unix-refer等。除了基本功能大同小異外，不同的軟體有其特殊功能，茲將目前較流行的軟體具備的功能綜合整理如下：(註16)(註17)

1. 建立並維護個人的資料庫：當您在期刊或文章上看到重要的書目資料(references)時，可以用手動方式逐筆鍵入系統中。系統提供各種資料形式(reference type)，如期刊、圖書、會議資料、視聽資料、電子資源等，不同的資料欄位，可以隨時新增、編輯、修改資料。
2. 批次匯入書目資料：除了由使用者從鍵盤逐筆輸入之外，系統更提供各種資料庫的檢索結果直接轉入的功能。以一位醫學研究人員來說，可能在OVID系統檢索MEDLINE資料，在SilverPlatter查詢EMBASE，連線至NLM查詢PubMed，並自ISI下載Science Citation Index的資料。圖書館員也可能經常使用LISA、Library Literature、OCLC First Search檢索資料，這些不同格式的檢索結果，都可以輕易將資料轉入系統，成為格式一致的資料庫。(註18)
3. 檢索查詢的功能：書目資料輸入後，可按不同的欄位進行檢索，例如用author、title、journal、keyword、subject等以布林邏輯查詢，並可做排序或增刪紀錄等。這個功能在您寫研究報告、查閱文獻紀錄時，將可以為您節省許多時間。
4. 檢查重複的書目資料：當您陸續蒐集很多資料後，系統可以自動查核出重複的筆數，並允許刪除它。
5. 直接搜尋網際網路資訊：不必打開瀏覽器，利用系統的Z39.50的功能，可直接檢索PubMed及提供Z39.50網站上的資訊，並能直接將檢索結果下載到自己的書目資料庫中。
6. 明確顯示資料狀況：系統提供欄位可記載此筆書目資料是否已有全文或正申請複印中。
7. 可加註個人讀書心得：系統提供自訂欄位，讓使用者隨時將讀書心得或重點筆記，加註在該筆書目紀錄內，方便日後寫文章打報告時直接引用。
8. 利用文書處理系統產生引用資料清單：當您使用文書處理軟體(如Word、Wordperfect、Amipro)寫文章時，系統利用「Cite While you Write」的功能，找出文中引用到的文獻在資料庫中對應的紀錄，在文章中直接插入附註(citation)，在文末自動產生參考書目(reference list)。
9. 自動產生期刊所需的參考書目格式：書目管理軟體除了具備APA、Chicago、Turibian常用的書目引用格式外，還提供數百種期刊引用格式(output style)以供選擇，假如投稿到Science被退了稿，只需兩個動作就可把格式轉換，再投到Nature去！

　　相信大多數的圖書館員經歷過讀者要求館際複印的不是一篇文章，而是該期刊的「投稿須知」。不同於社會學科與人文學科的領域，在科學領域內沒有標準的引用格式，投稿時不同的期刊會要求不同的格式。以一篇文獻來說，它在引用書目資料呈現時可能就有七種以上不同的格式：(註19)

1. Sieverts, E. G., & Hofstede, M. (June 1991). Software for information storage and retrieval tested, evaluated and compared. The Electronic Library, 9(3), 145-154.
2. E. G. Sieverts and M. Hofstede, Software for information storage and retrieva tested, evaluated and compared. The Electronic Library, 9, 145-154 (June 1991).
3. Sieverts, Eric. G. and Marten Hofstede. " Software for information storage and retrieval tested, evaluated and compared." The Electronic Library 9, 3(June 1991):145-154.
4. Sieverts, Eric. G. and Marten Hofstede. " Software for information storage and retrieval tested, evaluated and compared." The Electronic Library 9 3 (June 1991):145-154.
5. Sieverts , E. G. and & M. Hofstede. June 1991. " Software for information storage and retrieval tested, evaluated and compared." The Electronic Library,9(3):145-154.
6. Sieverts, EG, Hofstede M. Software for information storage and retrieval tes ted, evaluated and compared. Electron Libr 1991; 9:145-154
7. E. G. Sieverts and M. Hofstede, Electron. Libr. 9, 145 (1991)

　　在科學領域中，資料的正確性對研究人員來說是非常重要的，然而目前文獻中的書目資料仍有超過5%的錯誤存在。(註20)書目管理軟體提供研究人員由電子資料庫直接轉入資料，到最後自動產生文章格式的過程，減少繕打過程中的錯誤，節省研究人員的寶貴時間。

伍、陽明大學圖書館的推廣經驗

　　醫學數位化資訊的急劇成長、網路的蓬勃發展、出版品電子化及資訊共享已是世界上最新發展的趨勢，1997年元月陽明大學與台北榮民總醫院開始合作建置「榮陽數位化醫學圖書館」。同年6月更積極與國家衛生研究院合作建置「醫藥衛生研究資訊網」（Health-Research Information Network，簡稱HINT），提供了相當多的中西文醫藥衛生資訊。這些豐富的文獻資料，皆可透過網路與電腦輕易取得，而面對檢索到的資料愈來愈多，如何妥善的整理與運用，這是所有陽明師生共同的難題。

　　筆者於1998年5月受HINT及陽明大學的經費補助，前往美國費城參加美國國家醫學圖書館學會(NLM)一百週年年會，與會期間參觀廠商展示的各項資訊產品，當時即對Niles公司的「書目管理軟體」的產品EndNote發生興趣，並認為對陽明師生來說應是一個極為有用的工具。回國後即開始閱讀相關資料，並向國內代理商尋求軟體試用，經數月研讀整理後開始編寫簡報資料及講義。1998年9月嘗試開始在陽明大學圖書館「資訊檢索講習」課程中加入「書目資料庫管理系統(EndNote)」的介紹。

　　為推廣這項讀者利用教育課程，筆者除編寫中文操作手冊供取閱外，也在校刊「陽明人報」上發表短文宣導。(註21)由於課程的推出受到師生的好評，接著研讀另一個書目軟體Reference Manager，1999年3月新學期的資訊檢索課程中正式推出EndNote與ReferenceManager兩種課程，課程的設計為一個半小時，課程內容包括：

1. 甚麼是書目管理軟體？
2. 人工處理個人檔案與自動的書目管理系統的優缺點
3. 說明書目管理軟體的各項功能
4. 介紹市面上販售的書目管理軟體產品
5. 比較兩種軟體的優點與限制
6. 線上實機展示(2001年2月圖書館設置電腦教室，開始提供上機練習)

　　這項課程於每學期開學時定期推出，兩年來報名上課的人數非常踴躍，許多研究所學生與老師紛紛要求單獨開班授課。印象最深刻的是，在一堂專為護理學院師生們講解課程介紹到「自動產生期刊所需的參考書目格式」這項功能時，老師們發出喜悅的驚嘆，認為圖書館員介紹使用這樣的工具真是幫了她們很大的忙，可以節省許多整理檔案、修改文章所需的時間，而研究生們則認為這項課程對他們整理資料、撰寫論文非常有幫助。

陸、結論與建議

　　在現今資訊爆炸的洪流下，資訊取得已非難事，如何過濾、整理這些資訊成為有用的資料，才是我們共同要面對的問題，圖書館除引進更多資料庫，充實各項館藏外，必須不斷地成長，運用新的技能以提升服務品質，協助師生教學研究順利進行。下列為個人的心得與建議，提供大家參考：

一、加強圖書館利用教育課程
　　1987年The Medical College of Wisconsin的參考館員決定投入時間學習四種軟體，自行開設此項課程(原來是商請學校熟悉使用書目管理軟體的老師協助教學)。圖書館希望參考館員具有資訊能力，能協助讀者解決個人檔案管理的問題，並認為館員學習書目管理軟體，能夠在機構中積極的提供有用的諮詢，不但有助於公共關係的建立，也提升了圖書館在組織中的專業形象。(註22)

　　國外圖書館將個人檔案處理方法(personal filing management)列為利用教育的進階課程已行之多年，然在國內圖書館尚未引起重視(根據各館網頁顯示，國內僅一兩所圖書館有開設此類課程)，再加上國內代理商緣於產品利潤低，推廣的意願也不高，殊為可惜。建議圖書館參考館員應可在推廣資料庫檢索使用之外，學習更多的書目管理軟體，方能扮演好諮詢、推廣及教育者的角色，教導讀者如何整理、組織、利用所蒐集的文獻資料。並將此項技能納入圖書館利用教育中，接續著書目指導課程，提供更完善的資訊服務。

二、圖書館員應加強資訊能力
　　資訊時代來臨，新科技產品不斷的增加，圖書館員必須加強電腦與網路能力，隨時掌握最新資訊，尤應注意與圖書館相關之軟體工具，不斷學習新知識，才能引導讀者使用適當的資源，提升圖書館的資訊服務。

三、圖書館應負起建議及評估軟體的責任
　　圖書館應針對讀者的需求，評估適當的書目管理軟體，並能隨時注意新版本及新功能，教導讀者使用。根據國外文獻的顯示，書目管理軟體的評估與推廣大多由圖書館負責，鮮少由電腦資訊單位來執行。

四、圖書館應考慮是否提供軟體
　　由於書目管理軟體定位為「個人的管理工具」，圖書館若購買網路版安裝在伺服器上，必須控管每個檔案的存取權限，不但管理麻煩，讀者使用也極為不便。國外圖書館的作法是一次購買大量的版權(licenses)，提供需要者申請使用，有些圖書館則鼓勵學生向校園書店購買價格較低的教育版，也有圖書館只負責集合欲購的數量，代表使用者向廠商爭取較低的折扣。

五、籲請開發中文書目管理軟體
　　目前的書目管理軟體多為國外產品，大多無法處理中文資料，惟有Reference Manager在新增資料、插入附註、產生期刊格式上沒有問題，然根據筆者經驗，輸入中文字碼時偶會產生亂碼。此外對於國內中文資料庫的查尋結果，如「中華民國期刊論文索引系統」、「全國圖書資訊網路」、「全國博碩士論文檢索系統」亦無法將查尋結果批次匯入，殊為不便。冀望國內有心人士針對國內學術環境，發展類似軟體，或與國外廠商合作開發以解決問題。

【註釋】

• 註1：Kathleen Strube et al., "The Librarian as Consultant and Educator for Personal File Management Software," Medi-cal Reference Services Quar-terly, 8：1 (1989)：34.
• 註2：黎歷偉，「書目管理軟體介紹」台大工學院圖書分館館訊第九期（84.05.01）
• 註3：Brantz Malcolm H. and Galla James, "Is There an Optimal Bobliographic Software Product for End Users?," Bulletin of the Medical Library Association 76：3 (1988)：216.
• 註4：Valerie Harper and Dan Marmion, "Software Review," Library Software Review 10：6 (1991)：417-421.
• 註5：Paul R. Neal, "Personal Bibliographic Software Programs-a Comparative Review ," Bio-science 43：1 (1993)：44-51.
• 註6：Eytan A. Blumenthal and Raz Gilad, "Book Review-Storing a Bibliogaphic DataBase on Your PC: a Review of Reference-Manager Software," New England Journal of Medicine 329：4 (1993)：283-284.
• 註7：Tomas J.Walker and P.M. Cholate, "Inputting CD-ROM Records-a Comparsion of Bibliography Software," Bioscience 44：4 (1994)：269-271.
• 註8：Pamela Cibbarelli, "Cibbarelli's Surveys: User Ratings of Bibliographic Citation Management Software," Computers in Libraries 15：4 (1995)：25-40.
• 註9：Lesile H. Nicoll et al., "Bibibliography Database Managers: a Comparative Review," Computers in nursing 14：1 (1996)：45-46.
• 註10：Peter Evans, "A Review of 3 Major Personal Biblipgraphic Management Tools," Biblio Tech Review, 1998, http://www.biblio-tech.com/html/pbms.html(20 Apr. 2001)
• 註11：Maggie Shapland, "Evaluation of Reference Management Software on NT (Comparing Papyrus with ProCite, Reference Manager, Endnote,Citation, GetARef, Biblioscape, Library Master, Bibliographica, Scribe, Refs)," Apr.2001,(http://www.cse.bris.ac.uk/cmjs/rmeval99.htm)(28 Apr.2001).
• 註12：Biomedical Libraries of Dartmouth College, "Downloading Bibliographic References,"Jan. 2001, (http://www.dartmouth.edu/iomed/download.htmld/)(28 Apr.2001).
• 註13："Comparison All Three EndNote, Reference Manager and ProCite"(http://www.risinc.com/rscompare.html)(8 May.2001).
• 註14：Stigleman, Sue E., "The Software Jungle: to Guide or Not to Guide," paper presented at the National Online Meeting (New York, NY, May 10-12, 1988).
• 註15：同註10。
• 註16：Reference Manager User's Guide (Berkeley: Institute for Scientific Information, 1999).
• 註17：EndNote 4.0: The All-in-One Solution (Berkeley: Institute for Scientific Information, 1999).
• 註18：Kelly Julia, "Downloading Information Using Bibliographic Management Software," CD-ROM Professional 7：4 (1994)：123-126.
• 註19：Sieverts, E.G., et al., "Software for Information Storage aand Retrieval Tested, Evaluated and Compared: Part III-End User Software ," The Electronic Library 10：1 (1992)：6.
• 註20：Bruce McCallum, "From Database to Citation," Science 289：5486 (2000)：1893.
• 註21：盧秀婷，「好用的工具-書目管理軟體簡介」，陽明人報，民國88年5月1日，第8版。