台灣省各縣市公共圖書館自動化系統作業在「台灣省公共圖書館資訊網路諮詢委員會」的輔導與各文化中心積極推動下，部分文化中心已導入實施，部分則尚在建置或計畫階段。在整個自動化過程中，一般觀念上會將重點擺在軟硬體的選取、導入而較容易忽視上線後的維護與管理；事實上，上線實施只是個開端，營運與管理才是重點，而且是日後評估圖書館業務自動化效益良窳的關鍵，這個重擔須由圖書館資訊管理人員或館員承接，因此謹就電腦作業的營運與管理提出一點淺見供管理人員參考。

一、完整無缺的作業文件

　　自動化的推行必須要有完整的文件與紀錄，使管理人員、操作人員能有所依循，以正確、充分發揮電腦自動化功能，這些文件的原始資訊須靠廠商提供，但後續的強化與補充必須仰賴管理人員才得以克竟全功。

　（一）作業系統軟體的管理與版本更新
　　網路作業軟體及各種工具軟體建置時務必記錄各軟體名稱、建置日期、版本等資料；當軟體版本更新時，變更日期、新增功能亦須詳加陳述以記錄完整的作業軟體歷史，這種紀錄可作為日後軟體更新或發生問題除錯的參考資訊。

　（二）應用軟體的系統文件、程式文件與操作手冊
　　廠商在完成系統建置時，會提供應用軟體的系統文件、規範書、程式說明文件與各層人員使用的操作手冊等資料，當系統功能增加或系統變更時須記錄變更日期並更新上述資料。同時要養成各層使用者依照操作手冊程序操作的習慣，以避免發生不可預期的錯誤。

　（三）硬體規格書及配置圖
　　硬體設備購置時之規格書及配置圖均須妥善保管，以利爾後系統擴充更新或設備維護之依據，另外對館內各網路節點位置、網址編號與各鄉鎮圖書館之網址資料亦必須統籌管理並保持最新的配置圖。當系統發生故障時可依據這些資料判斷問題發生的原因及地點並儘速的解決。

二、機器與機房的管理

　　為維持電腦系統的正常運作，有效管理電腦軟、硬體設備，確保資訊系統及資料的安全性，提出幾點機器與機房管理的經驗供參考：

　（一）電腦設備管理
　　電腦設備應由資訊人員填寫「電腦設備清冊」統一管理，當設備因故須攜出時，須填寫「電腦設備／物品出入紀錄單」，並且作定期的清點，以有效管制電腦設備／物品之來源及流向。電腦設備應定期作清潔及維修工作，其週邊機器如空調除塵網、排水管的清潔、添加冷媒，不斷電設備的更換電池等工作亦不可輕忽。

　（二）機房管理

1. 資訊人員應於每日上班前十分鐘內檢核前一工作日系統備份狀況，將備份磁帶、磁碟片歸檔並置換今日備份之磁碟片及磁帶。
2. 主機房電腦有關設備之配置非經主管同意，不得任意變動。

　（三）資訊人員須於每日下班後，俟各工作站結束作業後，實施電腦資料備份工作。

　（四）門禁管制

1. 為加強安全維護及管制，機房應另行設置門鎖，並列為管制區域，非經資訊人員或主管同意不得任意進入。
2. 人員進入機房皆須填寫「人員入出管制表」，詳載入出機房之時間、目的及處理事項。
3. 除為維護或施工外，凡危險或易燃物品均不得攜入機房內。
4. 設備及物品之進出皆須填寫「電腦設備／物品出入紀錄單」。

　（五）環境維護

1. 機房內禁止攜帶飲料及食物進入機房，並嚴禁跑跳、喧嘩及存放私人物品。
2. 機房內嚴禁吸煙。
3. 機房須隨時保持整潔，廢報表紙應放置於指定容器內。
4. 操作手冊、磁帶、磁碟片、應整齊放置於指定位置，不得任意堆放。
5. 機房應定期實施防治鼠害及其他蟲害等措施，以保持電纜及電腦等設備之完整。

　（六）安全維護

1. 機房須保持標準之溫度，以維持電腦系統之正常運作。
2. 資訊人員應注意不斷電系統及空調系統是否正常運作，如有異常立即通知檢修與採取應變措施，並詳記於「機房日誌」中。
3. 資訊人員應熟悉機房內各項設備之使用方法。
4. 機房內之消防設備應定期檢查，以確保其功能。

　（七）網路工作站(即個人電腦)管理

1. 工作站每日例行性清潔工作由使用人員負責處理。
2. 每日下班前使用人員應確實關機(包括主機、螢幕、印表機、印表機伺服器)﹔並加蓋防塵套以維整潔。
3. 網路使用者應對自己簽入密碼嚴加保密。
4. 網路使用者離開時，須先行簽退，以確保資料安全。
5. 網路工作站專用電源插座，請勿私自接插其他電器，以確保用電安全。
6. 網路工作站設備附近請勿放置食物，以避免孳生蟲蟻。
7. 開機狀態時，禁止搬動電腦設備，如欲移動應先正常關機。
8. 網路工作站相關設備若有異常狀況發生時，應立即通知資訊人員處理。
9. 網路工作站之硬碟每週整理一次，以提高電腦處理效率。

　（八）異常事故處理

1. 系統運作過程中，資訊人員如發現異常或不穩定情形時，應先行設法排除，若未能排除，應立即採取故障措施，並詳細記錄當時狀況及主機顯示之訊息後，通報相關人員。
2. 系統運作發生異常或故障時，資訊人員應研判問題之性質。若屬硬體部分故障或是作業系統程式問題應即通知硬體廠商進行維修，倘若為應用程式問題應彙整請軟體公司進行查驗。其維修內容或查驗結果應詳填維護紀錄以供日後參考。
3. 磁帶機或磁碟機於讀寫資料時，資訊人員如發現磁帶、磁片品質不良或毀損，應即貼明標示﹐定期報廢。
4. 填寫機房操作日誌：將異常或故障現象及處理方式詳載於機房操作日誌上。

三、有備無患的檔案備份

　　引起電腦檔案毀損的原因，無論是機器的故障，或人為破壞(如病毒感染)或天然災害；最重要的是管理者要使機器能快速回復至正常作業狀態；一般而言，硬體設備的修復速度較快，軟體的回復建置則端賴平日備份是否完整而定；如果平日有完善的備份與回復程序及演練，當硬體建置完成後，軟體應可迅速建置，反之沒有備份或備份不完整，其後果可能造成系統癱瘓甚至於影響整個機關的作業，因此，備份工作在電腦的營運上是非常重要的，以下就備份的方式略做說明。

　（一）經常性備份
　　也就是每日、每週、每月、每年的定期備份(或視需要不定期備份)每日備份─每天工作結束時須備份，由於現行作業方式都採即時線上處理(REAL TIME )，也就是檔案隨時都在更新，因此每天必須作備份，以維持最新的離線資料，此種作業方式一般以祖、父、孫三代方式存放，即是祖、父、孫三代分開的儲存媒體來備份。

• 每週備份─每週週末作週資料的備份。
• 每月備份─每月月底作月資料的備份，每年存放十二個月份。
• 每年備份─每年年底作年度資料的備份。
• 備份時應註明備份日期，檔案名稱等資料並存放在固定處所妥善保管。

　　上述備份方式以機關工作內容而定，也可以線上的媒體、硬碟磁碟陣列互作備份。

　（二）異地備份
　　為避免因水災、火災等不可預期的災害造成軟、硬體毀損，甚至於備份資料都遭破壞時能及時讓系統回復作業，平時即把備份檔案(包括緊急回復程序的操作手冊)定期存放在別的處所如銀行保險櫃或機關間互相保管。

　（三）回復程序的制定與演練
　　如果備份資料非常完整，理論上回復時應該沒有問題，但是如果事前沒有經過適當的演練，很難保證備份的資料確實完整無誤。因此事先模擬作業並將完整的回復程序編成操作手冊妥善保存。

　（四）備份用磁帶、磁碟片管理

1. 備份用磁帶、磁碟片之使用申請，應依平時之耗材申購程序購買。購入之磁帶、磁碟片應由資訊人員統一保管。
2. 備份用磁帶、磁碟片若需攜出機房者，不論是否為主機房所有，應填具「電腦設備\物品進出紀錄單」，始可攜出。
3. 備份用磁帶、磁碟片之統一編號，不得中途變更，為適合各種不同作業註記，可在其外部另加標籤貼紙，由使用者視需要加以黏貼說明。
4. 備份用磁帶、磁碟片於錄製完畢後，應立即將磁帶、磁碟片設定為唯讀狀態。

四、萬無一失的安全控管

　　電腦的應用由封閉系統、個人電腦發展至區域網路、網際網路，系統開放的程度越高相對的安全越沒保障，因此除了在硬體上做安全控管如裝設防火牆外，軟體的管理也須相對的加強。

　（一）密碼的管理

1. 電腦系統帳號管理：資訊系統管理人員在主機上以系統使用者及密碼作為使用者的簽入密碼，簽入密碼每年至少更改乙次或視情況變更。另系統帳號相關資料應以書面方式製作乙份並存放在系統管理人員的上司處，以避免密碼持有者遺忘或發生意外時無法開啟系統而影響整體作業。
2. 使用者密碼管理：網路工作站之使用者帳號新增或異動均須以申請書向資訊管理人員申請，使用者密碼每年更改乙次或視需要提出變更申請，以防他人冒用而影響系統安全。

　（二）防範病毒感染與定期掃毒

1. 禁止伺服端或工作站使用來歷不明的軟體與媒體。
2. 禁止使用非法軟體或由網路上下載不明軟體或資訊。
3. 以掃毒軟體定期掃除電腦病毒。

五、持續不斷的教育訓練

　　電腦科技進步的快速可以一日千里來形容，管理人員必須掌握電腦新技術的脈動及吸取新知識，並適時適切的運用在系統上以提升電腦作業的效益。技術來源的途徑很多，教育訓練是達到目標的捷徑之一。

　（一）外部教育訓練
　　參加政府機關或一般電腦公司舉辦的教育訓練、展示會、產品發表會等以接觸最新資訊發展訊息。

　（二）內部教育訓練
　　針對內部作業做定期的檢討、講習，使用者可藉此溫故知新。對於新技術的吸收可安排同仁輪流做資訊研究報告及閱讀心得發表，以大家的力量共同提升電腦能力。

　（三）使用者自我教育訓練
　　自我進修應是提升技術最重要的方法，現行系統的相關手冊，使用者須詳加閱讀，遇有問題或不解之處應立即反應尋求解決並做記錄。平日對報章雜誌刊載之資訊相關訊息稍作瀏覽並蒐集與自己業務有關的資料以為參考。